文書件名簿PHP　使い方

文書を登録してみよう

文書件名簿PHPを使う準備が整いました。

それでは文書を登録してみましょう。メニューにある「文書の入力」ボタンをクリックします。

登録済み文書一覧の画面が表示されますが、まだ１件も登録していないのでリストには何も表示されません。

文書を登録するには、画面左にある「追加」ボタンをクリックします。文書の登録画面が表示されるので、必要事項を入力した後OKボタンをクリックします。

OKボタンをクリックすると確認画面が表示されるので、内容に誤りがなければ「入力して次へ」ボタンか「入力して一覧へ」ボタンをクリックしてください。

文書を訂正してみよう

登録した文書情報を訂正したいときは、登録済み文書一覧から訂正したい文書をクリックし選択します。その状態で画面左側にある「修正」ボタンをクリックすると、訂正画面が表示されるので訂正を行ってください。

※ちなみに修正画面には「処理済み」というチェックボックスがありますが、ここにチェックを入れると、検索結果の処理済欄に「済み」と表示されるようになります。

文書を削除するには

登録した文書を修正ではなく、削除することもできます。削除方法は訂正するときと同じように文書を選択した状態で「削除」ボタンをクリックします。なお、一度削除してしまった文書は元に戻すことはできないので慎重に行いましょう。

処理経過を入力するには

処理経過とは、文書件名簿の下図部分のことです。

この処理経過に反映させたい場合は入力済み文書一覧で文書を選択した後、「参照」ボタンをクリックします。すると、参照画面が表示されます。画面左側には文書情報が表示され、右側には処理経過が表示されます。

新たに処理経過を追加したいときは「追加」ボタンをクリックし、処理経過情報を入力してください。

※処理経過とは…同じ文書番号で何度も文書を受け付けたり発送したりする場合に入力します。例えば、毎月報告する調査など。

すべての登録済み文書を表示してみよう

登録済み文書一覧には直近１００件までしか表示されませんが、すべての文書を表示させることもできます。
全件を表示するには、登録済み文書一覧の「全件を表示する」という文字をクリックしするだけです。

また、表示したい文書へジャンプする機能もあります。全件を表示した後、画面左にある文書番号を入力するテキストボックスに表示したい文書の番号を半角数字で入力し「GO」ボタンをクリックします。
すると、入力した番号の文書が画面の一番上に表示されます。

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