文書件名簿PHPは、エクセル版とは違い入力データをWEBサーバー上に保存しています。データが破損したり消去されることは、まずありませんが、念のために入力データのバックアップを定期的に取るようにしましょう。
メニュー画面の左下にある「CSV」というリンクをクリックします。年度を選択する画面が表示されるので、バックアップを取りたい年度を選択しOKボタンをクリックします。
「文書データのダウンロード」というリンクが表示されるのでクリックします。
「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されるので、保存場所、ファイル名を指定し保存してください。
※保存されるデータはCSVファイルです。
メニュー画面の左下には「初期化」というリンクがあります。これは、入力したデータをすべて消去することができる機能となっていますが、正直、どういう時に使うか自分でもわかりません(笑)必要ないかもしれないがとりあえず残してある機能です。
年度を指定して初期化することができます。何らかの理由で全てのデータを消去したい時には使ってみてください。初期化には、ログインで使うパスワードを入力する必要があります。
※ただし、一度初期化してしまうとデータは復活できないので注意してください。
文書件名簿に複数の年度のデータが入力されている場合、年度を切り替えて過去のデータを見ることができます。
メニュー画面にある「年度の選択」をクリックします。使用したい年度を選択してOKボタンをクリックします。これで年度が切り替わりました。