文書件名簿PHP　使い方

担当者を一括で入力してみよう

文書件名簿PHPでは、通常は文書を登録する際に１件ずつ担当者を入力しますが、 「担当者一括入力」機能を使えば一度にたくさんの担当者を入力することができます。
特に教頭と共有して使う場合に威力を発揮するでしょう。

メニューにある「担当者一括入力」ボタンをクリックすると、担当者を入力するテキストボックス付きの登録済み文書の一覧が表示されます。

※担当者を入力した後、「保存」ボタンをクリックすると入力した担当者が反映されます。

行事データを入力してみよう

文書件名簿PHPでは、行事日程のデータを入力し文書情報とリンクさせる機能があります。 これは校長から依頼を受けて追加した機能で、管理職のスタッフ会議で使用する資料になるとのこと。普通は教頭が自分で文書情報や行事日程をExcel等に入力して作っているそうです。
つまり、文書担当と教頭が別々に文書件名簿を作っているようなもので、その二度手間になっている という状況を改善するために追加した機能です。

その使い方ですが、まずメニューにある「行事入力」ボタンをクリックします。

行事入力メニューが表示されますので、「一括入力」ボタンをクリックします。

すると、下図のような画面が表示されますので、行事データを登録したい年月を入力しOKボタンをクリックします。

先ほど入力した年月の月初めから月末までの日程と、行事を入力するテキストボックスが表示されますので、行事情報をどんどん入力しましょう。

ちなみに、行事内容に「／（スラッシュ）」や「、（カンマ）」があると、資料を印刷するときに自動的に改行されます。Enterキーでは改行できないので覚えておきましょう。

入力し終えたら「保存」ボタンをクリックします。これで行事データが登録されました。

行事一覧へ戻って「スタッフ会資料」というボタンをクリックしてみてください。文書情報と行事情報がリンクした一覧表が表示されるはずです。そして、ブラウザの印刷機能を使って印刷をしてください。

※印刷される資料は画面とレイアウトが異なります。実際に印刷される資料はこんな感じです。

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